Giá đắt của việc check mail liên tục

Cái giá phải trả

Lý do để ta lập sẵn danh sách khi đi mua sắm và cố gắng đi siêu thị càng ít càng tốt là vì rất dễ nhận thấy cái giá phải trả khi lái xe ra cửa hàng chỉ vì thèm một túi khoai tây chiên.

Tuy nhiên, điều ít người thấy rõ là cái giá phải trả về mặt trí óc mỗi khi chúng ta bỏ ngang một việc để chuyển sang những việc khác chỉ nhằm thỏa mãn “cơn đói” tinh thần của mình.

Chuyển sự chú ý từ một việc này sang việc khác, như ta vẫn thường làm khi vừa check mail vừa nghe trình bày hoặc viết báo cáo, sẽ phá vỡ sự tập trung và làm chệch trọng tâm của chúng ta.

Mỗi lần rời khỏi công việc ban đầu, ta sẽ phải viện đến một “nguồn lực” nhận thức quý báu để tái định hướng cho bản thân. Và tất cả những chi phí “chuyển tiếp” này sẽ tích lũy lại.

Nghiên cứu cho thấy khi thực sự tập trung cao độ trong một hoạt động nào đó, thì mọi sự xao lãng dù rất nhỏ cũng để lại hậu quả đáng kể. Theo một nghiên cứu của Trường Đại học California-Irvine, để trở lại thời điểm ban đầu sau khi bị gián đoạn, có thể mất trung bình tới 20 phút.

Multitasking (đa nhiệm), như nhiều nghiên cứu đã chỉ rõ, là điều hoang đường. Nói một cách chính xác hơn, cái mà bạn vẫn tự nhủ là “đa nhiệm” chẳng qua sự chuyển nhanh chóng từ việc nọ sang việc kia, khiến bạn mất sáng suốt và làm kiệt quệ năng lực tinh thần. Và hậu quả có thể nghiêm trọng một cách đáng ngạc nhiên.

Thí nghiệm tại Trường Đại học London cho thấy chúng ta mất chừng 10 điểm IQ khi để công việc bị gián đoạn giữa chừng bởi những thứ “vô hại” như email và tin nhắn.

Tất nhiên, vấn đề là ở chỗ làm nhiều việc một lúc cũng có vẻ rất thú vị. Nó đáp ứng sự hiếu kỳ đang “cùn mòn”của bạn. Ai biết được email, lời bình luận hay đoạn tin nhắn sắp tới có chứa câu chuyện gì? Việc tìm hiểu sẽ cho ta sự thỏa mãn ngay lập tức. Ngược lại, việc tập trung vào công việc và hạn chế xao lãng đòi hỏi tính kỷ luật và nỗ lực về tinh thần.

Khắc phục thế nào?

Một bí quyết thay đổi môi trường làm việc để tránh xa những “cám dỗ”: đóng chương trình email hoặc tắt tiếng điện thoại. Sẽ dễ tập trung vào công việc hơn nhiều nếu ra không phải liên tục thỏa mãn “cơn đói” về tinh thần. Không nhất thiết phải áp dụng cách này suốt cả ngày. Song chỉ 30 phút thật tập trung cũng có tác động lớn đến năng suất làm việc.

Một cách khác – như ta vẫn hay làm mỗi khi đi ăn ngoài hàng. Chúng ta đều có khả năng cưỡng lại sự hấp dẫn của những món ngon, nhưng điều này đến cùng với cái giá đáng kể mà những ai không đủ khả năng cưỡng lại sự hấp dẫn này sẽ phải trả.

Một cách nữa là nhóm những việc giống nhau lại với nhau, giữ cho thời gian chuyển tiếp ở mức tối thiểu. Thay vì suốt ngày lúc thì gọi điện, khi thì họp, chốc lại công việc hành chính và check mail, thì hãy tập hợp những việc có liên quan lại với nhau sao cho thời gian chuyển đổi là ít nhất. Hãy lần lượt đọc báo cáo, tài liệu và ghi chép. Đặt lịch hợp cuộc nọ tiếp cuộc kia. Lập danh sách những công việc hành chính và làm tất cả vào một buổi trong tuần. Nếu có thể, giới hạn thời gian xem thư xuống 2 hoặc 3 lần mỗi ngày - ví dụ 8:30, 12:00 và 4:30 - thay vì trả lời ngay mỗi khi có thư đến.

Trong một số nghề, việc “tay năm tay mười” là không thể tránh được. Một số người thực sự cần giữ kết nối với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên. Tuy nhiên cho dù như vậy thì việc hạn chế những thứ khiến công việc bị gián đoạn không phải là không thể làm được. Lưu ý rằng ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể mang lại sự khác biệt lớn.

Hãy nhớ rằng chúng ta đang nói đến việc bảo vệ nguồn lực trí óc.Càng giảm thiểu việc chuyển từ việc nọ sang việc kia trong ngày, bạn càng có nhiều “băng thông” trí tuệ dành cho những việc thực sự quan trọng.

Cẩm Tú

Theo Havard Business Review